Namaste liebe Leser, Autoren und Freunde. Mein Alltag als Autorin, Grafikdesignerin und Social Media Managerin ist sehr vielschichtig und oft fallen extrem viele Aufgaben an, die auch auf langfristiger Basis nicht vergessen werden dürfen. Aufträge, Rechnungen, Absprachen, Pläne – daraus besteht mein Alltag. Eine dieser Kleinigkeiten zu vergessen kann oft schon Chaos bedeuten. Deswegen ist für mich eine gute Alltagsplanung unumgänglich.

Da ich in letzter Zeit immer wieder gefragt wurde, wie ich an die Organisation meines Alltags überhaupt herangehe, stelle ich euch heute das Tool vor, mit dem für mich alles steht oder fällt: Das Organisations-Tool Trello.

Das Programm Trello

Viele kennen das Tool, viele lieben es, viele kommen aber auch nicht damit klar. Trello ist sehr massiv in den Möglichkeiten. Man kann Listen erstellen, Karten hinzufügen, jede Karte mit Bildern und Beschreibungen füllen und sogar Aufgaben auf mehrere Teammitglieder verteilen.

Viele dieser Funktionen sind sehr praktisch, wenn man beispielsweise am Arbeitsplatz in einem Team an einem oder mehreren Projekten arbeitet. Ich selbst benutze für meine alltägliche Planung nicht alle Funktionen, weil schon die einfacheren Funktionen ausreichen, um meine täglichen To-Do-Listen zu ersetzen (die früher im Zettel-Chaos immer untergegangen sind.)

Die Einteilung der Listen

Erstellt man sich eine Aufgabenliste bei Trello, kann man erst mal auf unzählige verschiedene Weisen daran herangehen. Man kann seine Listen thematisch ordnen, projektbezogen oder wie auch immer man es präferiert. Ich gehe gern chronologisch vor. Bedeutet, meine Listen in Trello stellen im Grunde nur die Kalenderwochen dar.

Innerhalb der Liste pflege ich dann die Tage als Karten ein. Jede Woche aufs Neue, von Montag bis Sonntag.

 

Die Karten

Gehe ich dann in die Karten und ihre Optionen hinein, bieten sich gleich mehrere Möglichkeiten. Man kann den Karten Fristen hinzufügen (hier stelle ich immer den jeweiligen Tag der Kalenderwoche ein, mit 23:59 als „Abgabedatum“), man kann Labels hinzufügen (hier markiere ich mir Tage, an denen ich Termine habe, blau) und man kann Checklisten anlegen.

Bei den Checklisten beginnt für mich im Grunde der Part, der spannend ist. Hatte ich vor einem Jahr noch etliche To Do Listen auf Blöcken, die ich immer mal wieder vergessen und verloren habe, kann ich meine To Do Listen, die ich am Laptop anlege, auch immer über die Trello-App am Handy mit mir herumtragen, abhaken und ergänzen.

Die To-Do-Listen kann man hier im Grunde gestalten, wie es einem am genehmsten ist. Ich lege für jeden Tag vier verschiedene Kategorien an. Eine für Alltagszeug (ja, ich schreibe es mir auch auf, wenn ich Wäsche waschen oder Staubsaugen muss), eine für Grafiken (Coveraufträge, Rechnungen etc.), ein fürs Schreiben (welche Kapitel möchte ich beginnen und beenden) und eine für Social Media. Falls ich also beispielsweise schon am Anfang der Woche Ideen für Posts habe, die ich auf dem Blog, auf Facebook oder auf Instagram veröffentlichen möchte, kann ich also direkt für jeden Tag eintragen, was ansteht. Das erspart viel Chaos.

Praktisch könnte man sich hier aber auch beispielsweise Listen für die Uni anlegen, oder Dokumente und Bilder anhängen, falls man etwas nicht vergessen möchte zu erledigen.

So kann dann Aufgabe für Aufgabe abgearbeitet und abgehakt werden. Simpel aber effizient. Schon seit einem Jahr motiviert es mich jeden Tag aufs Neue, meine kleinen Haken zu setzen.

 

Sonstiges

Wie ihr vielleicht schon ganz oben auf dem Bild seht, habe ich neben meinen Wochenlisten auch noch einige andere, um zum Beispiel den Fortschritt an meinen Buchprojekten auch nochmal übersichtlicher und auf einen Blick darzustellen (auch hier kann man den Karten Daten zuweisen und festlegen, bis wann man etwas final geschafft haben möchte). Eine andere Liste sammelt auch noch wichtige To Dos und Ideen, die ich nicht vergessen möchte, für die aber noch kein bestimmter Tag festgelegt ist.

So klappt die Organisation auch auf eine lange Basis ganz gut. Ich habe in Trello meist zwei bis drei Wochen im Voraus geplant. Für längerfristige Dinge habe ich eine Excel-Tabelle. Es wäre aber beispielsweise auch kein Problem, auch mehr Wochen anzulegen oder das anders zu lösen. Die Möglichkeiten sind groß und meine Lösung ist nur eine von vielen.

Zusammenfassung

Durch Trello schaffe ich es, motivierter und strukturierter zu arbeiten als jemals zuvor. Dadurch, dass ich alles auf einen Blick habe und keine Zeit mit der ewigen Pflege (und Suche) meiner verschiedenen Listen vergeude, funktioniert mein Alltag um einiges effizienter – und ja, ich habe auch riesigen Spaß dabei, meine Listen abzuarbeiten. Es dauert vielleicht kurz, bis man sich mit dem Programm und seinen Möglichkeiten vertraut gemacht hat, aber es lohnt ich meines Erachtens nach definitiv.

 

Was sagt ihr? Kennt ihr Trello schon oder schaut ihr es euch mal an? Oder nutzt ihr vielleicht noch andere Organisations-Programme? Ich freue mich über alle Kommentare und Tipps! ♥

2 Kommentare
  1. Janna
    Janna sagte:

    Liebe Marie,

    danke dir für diesen Detaileinblick. Momentan habe ich tatsächlich eher thematische Sortierungen, aber merke, dass die Einteilungen zu grob sind, so dass ich zu wenig zum Abhaken habe. Andererseits bin ich notorisch schlecht im „dabei-bleiben“, zumindest in Papierkalendern. Vielleicht probiere ich deine Methode mal aus, ob die mich näher bringt. <3

    Janna

    Antworten
    • mariegrasshoff
      mariegrasshoff sagte:

      Klingt auch klasse. Ich war selbst auch lange auf Projektebene unterwegs, aber die Wochenplanung passt für mich besser. Ich überlege aktuell aber auch, noch ein Board auf Projektebene dazu zu nehmen. Ich glaube, dass das viel bringen kann.

      Ich drück dir die Daumen, dass dir Trello bei der Planung helfen kann. Es ist so entspannend, dorthin alles auslagern zu können. Und da ich eh so gut wie jeden Tag am Laptop bin, ist es ganz leicht, Trello einfach nebenbei die ganze Zeit geöffnet zu haben, wenn man sich erst mal dran gewöhnt hat.

      Antworten

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